Ei ole mitään epäilystäkään siitä, että sähköpostiviesti on mullistanut tapaa, jolla olemme yhteydessä toisiinsa. Ja vaikka ihmiset saattavat yhä enemmän suosia asioita, kuten sosiaalisia verkostoja ja pikaviestiohjelmia, keskustelemaan ystävien kanssa näinä päivinä, totuus on edelleen, että kun kyseessä on oikea viestintä, sähköposti on edelleen suosituin väline.
Yliopistoista globaaleihin yrityksiin ja opiskelijoista toimitusjohtajiin, sähköposti käytetään vain kaikkialla, ja kaikki. Siitä huolimatta lähes kaikilla meistä on useita sähköpostiosoitteita, joista yksi tai useampi on monta sähköpostipalveluntarjoajaa. Mutta todellinen kysymys on, vahvistammeko oikean sähköpostin käytön protokollan?
Jos olet epävarma vastauksesta, tämä artikkeli, jossa korostetaan sähköpostin etikettejä, joita kaikkien pitäisi seurata, on sinulle. Joten ilman ylimääräistä, täällä he menevät.
Peruspostin etikettit
1. Käytä ammattikäyttöistä sähköpostiosoitetta
Sähköpostiosoitettasi pidetään usein osoitus persoonallisuuttasi. Tästä syystä on tärkeää, että sinulla on ammattimainen sähköpostiosoite, jossa on etu- ja sukunimet, jotka muodostavat sen ”käyttäjätunnuksen” osan . Tämä on vieläkin tärkeämpää, jos aiot käyttää sähköpostiosoitetta ammattimaisessa viestinnässä (esim. Lähettäminen uudelleen rekrytoijille, työnäytteiden toimittaminen asiakkaille).
Jos valitsemasi käyttäjätunnus ei ole käytettävissä, voit lisätä haluamasi numeron (esim. Syntymäaika). Muutaman esimerkin mainitsemiseksi [sähköpostitse suojattu] tai [sähköposti suojattu] voidaan pitää hyvinä vaihtoehdoina. Toisaalta käytä jotain [sähköpostin suojattua] tai [sähköpostitse suojattua], ja voit olla varma, että vastaanottajat eivät avaa sähköpostisi.
Vinkki: Käytä mahdollisimman paljon erillistä sähköpostiosoitetta kaikkiin ammatillisiin tarpeisiisi. Ja jos et pidä mieleen muutaman taalaa, kannattaa mennä isännöityyn sähköpostiosoitteeseen omalla verkkotunnuksellasi.
2. Sisällytä aina aihe ja pidä se selkeänä ja tiivistettynä
Aihealue on yksi sähköpostin tärkeimmistä osista, koska se antaa vastaanottajalle välittömästi kuvan sähköpostissa olevista tiedoista . Siksi kaikilla sähköposteillasi pitäisi olla aihe, vaikka sisältö ei olisikaan niin tärkeä. Aiheen jättäminen tyhjäksi katsotaan huolimattomaksi lähettäjän osassa.
Vielä tärkeämpää on, että aihepiirin tulisi olla tiivis ja täsmällinen, jotta vastaanottaja voi laatia sähköpostin sisällön mahdollisimman nopeasti. Muutamia esimerkkejä ovat liitteenä oleva projektiraportti , suorituskykytutkimus - varhainen vastaus pyydetty , ja sellaiset asiat.
3. Käytä tavallisia fontteja ja minimaalista muotoilua
Riippumatta siitä, kuinka paljon pidät niistä fancy-fonteista, joita sinulla on tietokoneellasi, ne ovat ehdoton no-no, kun kyse on sähköpostiviestien kirjoittamisesta. Tämä johtuu siitä, että jos käytät epätyypillistä fonttia ja sitä ei ole asennettu vastaanottajan tietokoneeseen, sähköpostiviestin teksti ei näy suunnitellulla tavalla . Tästä syystä useimmissa sähköpostipalveluissa on vain muutamia vakio-, serif- ja sans-serif-fontteja (esim. Times New Roman, Arial) sähköpostin säveltämiseen. Ja sinun pitäisi tarttua niihin.
Pidä myös muotoilu sähköpostissasi mahdollisimman pienenä. Jollei sinun tarvitse korostaa tiettyä osaa, riviä jne. Sähköpostin sisällössä, pidättäytyä käyttämästä tekstin korostuksia ja värejä . Itse asiassa sähköpostin tekstin värin pitäisi olla vain musta, koska se on luettavissa.
4. Vältä kirjoitusvirheitä, virheellisiä kieliopin käyttöä ja välimerkkivirheitä
Vaikka kaikki eivät ole kieliopillisia natseja, ja ei ole rikollista saada tahattomia kirjoitusvirheitä tai kaksi sähköposteihin, kielen virheellinen käyttö, lauseen rakenne jne. Antaa yleensä vastaanottajalle negatiivisen vaikutelman. Siksi on erittäin tärkeää, että tarkistat sähköpostin aihepiirin, rungon ja kaikki muut tekstielementit mahdollisten tahattomien kielioppi- ja välimerkintävirheiden (ja korjata ne, jos ne löytyvät) jälkeen ennen kuin painat "Lähetä" -painiketta.
Lisäksi sinun ei pitäisi koskaan käyttää useita välimerkkejä (esim. !!!) sähköposteihin. Sama koskee slangisanoja (esim. LMAO), suosittuja supistuksia (esim. Gotcha!) Ja hymiöitä. Kaikki nämä asiat näyttävät hyvin epäkypsäiltä ja epätarkalta, ja ne jäävät parhaiten vain sosiaalisiin verkkoihin ja pikaviesteihin.
Vinkki: Huolehdi aina siitä, miten käytät sähköpostien sanoja, lauseita jne. Sähköpostia (tai muuta asiaa) ei koskaan pitäisi koskaan säveltää KAIKKIIN KAPPEIDEN, koska sitä pidetään Internetin vastaavana huutona.
5. Anna liitteitä kuvaavia nimiä
Useimmiten meidän on lähetettävä / vastaanotettava useita tiedostoja sähköpostiviestien liitteinä. Vaikka tämä on melko välttämätöntä, mikään ei voisi olla huonompi kuin sähköpostiviestin vastaanottaminen, johon on ladattu lukuisia satunnaisesti nimettyjä tiedostoja (esim. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), joilla ei ole mitään järkeä. Joten, kun lähetät liitetiedostoja sähköpostilla, nimeä ne uudelleen joidenkin kuvailevien tiedostonimien avulla, jotta vastaanottaja tuntee välittömästi niiden sisällön ilman, että tarvitsee avata niitä. Jos esimerkiksi lähetät ansioluettelosi mahdolliselle työnantajalle, anna sille nimi kuten CurrentResume_JohnDoe . Yksinkertainen ja helppo.
Jos aiot lähettää ison määrän (esim. 20) liitetiedostoja sähköpostilla, on parempi yhdistää ne ensin Zipped-arkistoon . Selkeyden vuoksi voit erikseen mainita sähköpostin kehon tekstissä yksityiskohdat, kuten liitetiedot, koko arkiston koko jne.
6. Sisällytä aina allekirjoitus
Allekirjoitus on tarpeen sähköpostin tekstin oikean sulkemisen tai lopettamisen kannalta . Vielä tärkeämpää on se, että se antaa myös "aitous" sähköpostille ja sen sisällön . Joten kaikki sähköpostisi pitäisi sisältää allekirjoituksesi. Luo ja tallenna allekirjoitus vain sähköpostin asetuksiin, ja se lisätään automaattisesti jokaisen kirjoittamasi sähköpostin lopussa.
"Mitä" pitäisi puhua allekirjoituksesta, sinun pitäisi päättää, koska se vaihtelee henkilöstä toiseen. Näin ollen voit yleensä sisällyttää yhteystietoja (esim. Virallinen numero, toissijainen sähköposti) sekä linkkejä sosiaalisiin profiileihisi . Lyhyesti sanottuna allekirjoituksen pitäisi toimia digitaalisena yhteystietokorttina. Mutta älä ylikuormita sitä liikaa tarpeettomiin tietoihin.
7. Vahvista sähköpostiviestien vastaanottaminen
Nykypäivän sähköpostiviesti on edennyt niin paljon, että kun painat Lähetä-painiketta, voit olla 200% varma, että se saavuttaa vastaanottajan postilaatikon, toinen tai kaksi myöhemmin. Kuten mitä tahansa tekniikkaa käytettäessä, sähköpostiviestit voivat (ja toisinaan) kärsiä myös seisokkeista . Kun olet saanut sähköpostiviestin (varsinkin jos se on tärkeää), ilmoita vastaanottamisesta vastaamalla lähettäjälle pienellä viestillä.
Vaikka ei ole mahdollista kuitata jokaista sähköpostiviestiä, yritä tehdä niin. Vielä tärkeämpää on, sinun pitäisi kuittaa sähköpostiviesti, joka on lähetetty virheellisesti sinulle, koska lähettäjä saattaa odottaa vastausta toiselta puolelta. Tämä tekee lähettäjälle tietoisen virheen ja tallentaa myös sähköpostin todellisen vastaanottajan ongelmiin.
8. Käytä asianmukaisia tervehdyksiä
Kun puhutaan ihmisille kasvokkain tai jopa puhelimessa, alamme aina tervehtimällä heitä. Sama sääntö pätee myös sähköposteihin, joten sähköpostisi tulisi aina olla kunnollisia vastaanottajille. Riippuen siitä, kuka lähetät sähköpostia, tervehdys voi olla muodollinen (esim. Dear John John, professori Keller) tai epävirallinen (Hello Adam, Hi Jenna) . Samoin päätteellä (esim. Terveisin, Ystävällisin terveisin) on oltava samat taustavärit kuin alussa tervehdys sekä koko viesti.
On syytä huomata, että sinun tulee pidättäytyä käyttämästä erittäin epävirallisia ja jokapäiväisiä käyttötarkoituksia (esim. Mikä on?) Sähköpostissa . On sanomattakin selvää, että sitä pidetään melko epätyydyttävänä.
9. Älä käytä Vastaa Kaikki aina
On aikoja, jolloin saat sähköpostiviestin, joka lähetetään myös useille muille vastaanottajille (esim. Tärkeä ilmoitus yrityksessä). Mutta kun vastaat tällaisiin viesteihin, käytät kiireellisesti "Vastaa kaikki" -vaihtoehtoa . Tämä ei ainoastaan lähetä vastausta alkuperäiselle lähettäjälle vaan kaikille muille, jotka ovat saaneet sähköpostin, onko vastaus tarkoitettu heille vai ei . Tämä on täydellinen tapa tukkia vastaanottajien postilaatikot.
Tästä syystä huolehdi, kun vastaat sähköpostiviesteihin, joissa on useita vastaanottajia, ja käytä ”Vastaa” -vaihtoehtoa . Vain kun olet 100% varma siitä, että vastauksesi on tarkoitettu kaikille vastaanottajaluettelossa oleville, jos käytät "Vastaa kaikki" -vaihtoehtoa.
10. Käytä Cc- ja Bcc-kenttiä oikein
"To" -kentän ohella kentät " Cc " ja " Bcc " ovat jotain, josta joku, jolla on koskaan ollut sähköposti, tietää. Mutta sen jälkeen useimmat ihmiset käyttävät niitä väärin. Tässä on alhaalla, mitä he ovat, ja milloin niitä tulisi käyttää :
- Cc: Hiilikopiolle. Jos on joitakin vastaanottajia, joille haluat lähettää sähköpostia, mutta eivät halua, että he tietävät, että tämä sähköpostiosoite on heille tarkoitettu, anna niiden sähköpostiosoitteet tähän kenttään. Kukin vastaanottaja voi nähdä muiden Cc-kentän sähköpostiosoitteet.
- Bcc: Lyhyt sokeiden kopiointi. Jos on useita vastaanottajia, joille haluat lähettää sähköpostia, mutta haluat, että he näkevät itsensä sähköpostin ainoina vastaanottajina, kirjoita sähköpostiosoitteensa tähän kenttään. Kukin Bcc-kentän vastaanottaja voi nähdä vain oman sähköpostiosoitteensa eikä muita. Tämä vaihtoehto sopii paremmin yksityisyyden suojaan.
11. Vastaa sähköpostiviesteihin ajoissa
Kun otetaan huomioon, kuinka monta sähköpostiviestiä vastaanotamme päivittäin, on lähes mahdotonta vastata kaikkiin niihin heti. Vaikka sähköpostiosoitteesi olisikin etusijalla hieman alhainen, sinun pitäisi yrittää vastata siihen ajoissa . Yleensä tämän pitäisi olla 24–48 tunnin sisällä sähköpostin vastaanottamisesta. Ja jos et pysty vastaamaan sähköpostiviesteihin jonkin aikaa (esim. Tauon vuoksi), käytä automaattista vastaajaa tai lomailija-ominaisuutta, jota useimmilla sähköpostipalveluilla on.
12. Alusta sähköpostiviestit oikein ennen lähettämistä
Heti, kun "Eteenpäin" -painike on osunut sähköpostiviestiin, koko viesti (mukaan lukien mahdolliset kuvat, väärin kohdistettu teksti jne.) On oudosti oikeassa ja sijoitettu tyhjään sähköpostiosoitteeseen, jotta voit kirjoittaa vastaanottajien sähköpostitunnukset ja lähetä se. Tämä ei vain sekoita alkuperäisen sähköpostin muotoilua, vaan tuo myös paljon valkoista tilaa ja ylimääräisiä symboleja (>) välitettyyn sähköpostiosaan, mikä puolestaan tekee sähköpostiviestistä lähes lukukelvottoman.
Jos haluat lajitella sen, sinun on muotoiltava asianmukaisesti lähetetty sähköposti, kun se on upotettu tyhjään sähköpostiviestiin . Tämä sisältää ylimääräisen valkoisen tilan poistamisen sekä ylimääräisten merkkien, tyhjien rivien ja sellaisten asioiden poistamisen.
Käytä sähköpostitse sitä, miten se on tarkoitettu käytettäväksi
Koska se on ensisijainen viestintäväline nykypäivän Internet-yhteyteen kuuluvassa maailmassa, on äärimmäisen tärkeää, että sähköpostiosoitetta käytetään asianmukaisten sääntöjen mukaisesti, joka sisältää kaiken, mistä sait vastaanottajat tervetulleiksi, valitsemallesi kirjasintyylille. Yllä kuvatut etiketit auttavat sinua tekemään juuri näin, mikä tekee siitä paremman ja tuottavamman sähköpostikokemuksen. Kokeile niitä ja kerro suosikkeihisi alla olevissa kommenteissa.
