Suuret yritykset vaativat tehokkaan järjestelmän tietojen ja viestien välittämiseksi nopeasti, organisaation sisällä ja sen ulkopuolella. Tässä yhteydessä puhelin on yksi helpoimmista ja kätevimmistä tavoista pikaviestintään, mutta todisteiden osalta kirjoitettuja tiloja pidetään parhaiten. Kirjalliset tiedot sisältävät muistioita, muistiinpanoja, kirjeitä, kiertokirjeitä ja tilauksia, joita organisaatio käyttää.
Teille esitetty artikkeli yrittää valaista muistion ja kirjeen välistä eroa.
Vertailukaavio
| Vertailun perusteet | Muistio | kirjain |
|---|---|---|
| merkitys | Muistiinpano viittaa lyhyeen viestiin, joka on kirjoitettu epäviralliseksi sävyksi tietojen välittämiseen. | Kirje on verbaalisen viestinnän tyyppi, joka sisältää pakatun viestin, joka välitetään yrityksen ulkopuoliselle osapuolelle. |
| luonto | Epävirallinen ja tiivis | Muodollinen ja informatiivinen |
| Vaihdettu kesken | Organisaation yksiköt, yksiköt tai ylivaltaiset. | Kaksi yritystaloa tai yrityksen ja asiakkaan välillä. |
| Pituus | Lyhyt | Verrattain pitkä |
| Allekirjoitus | Allekirjoitusta ei vaadita muistiossa. | Lähettäjä allekirjoittaa kirjeen asianmukaisesti. |
| viestintä | Yksi monista | Yksi yhteen |
| pitoisuus | Teknisen kielen ja henkilökohtaisen asiasanan käyttö on sallittua. | Yksinkertaisia sanoja käytetään ja kirjoitetaan kolmannessa henkilössä. |
Muistion määritelmä
Muistio on muistiinpanon lyhyt, joka tarkoittaa muistiinpanoa tai tallennetta mihin tahansa käyttöön tulevaisuudessa. Se on lyhytsanoma, jota käytetään epävirallisen viestinnän välineenä organisaation sisällä tietojen välittämiseen kirjallisesti. Se voi olla nimeltään interoffice viestintä, toimisto muistion tai interoffice kirjeenvaihto, eikä muistion.
Muistioiden ensisijaisena tavoitteena on levittää liiketoimintapolitiikkaa, menettelyjä tai siihen liittyvää virallista liiketoimintaa. Nämä on kirjoitettu yhteen näkökulmasta ja ne voivat palvella eri tarkoituksia, kuten uutisten, ohjeiden ja tietojen välittämistä useille vastaanottajille, kutsumalla ihmisiä toimiin tai kokouksiin.
Muistioon voi käyttää epävirallista sävyä ja henkilökohtaisia nimimerkkejä. Ei ole tarvetta käyttää tervehdystä ja ilmaista sulkemista.
Kirjeen määritelmä
Liikekirje voidaan määritellä kirjallisen viestinnän muotoon, joka sisältää pitkän viestin, joka on osoitettu organisaation ulkopuoliselle osapuolelle eli toimittajalle, asiakkaalle, valmistajalle tai asiakkaalle. Se alkaa tervehdyksellä, joka on kirjoitettu ammattimaisesti kolmannelle henkilölle ja jolla on täydentävä läheisyys allekirjoituksella.
Lähettäjän ja vastaanottajan välisellä suhteella on merkittävä rooli kirjeen laatimisen yleisen tyylin määrittämisessä. Näitä käytetään useista syistä, kuten tietojen tai palautteen pyytämisestä, tilausten järjestämisestä, valitusten tekemisestä tai valituksista, kyselystä tai seurannasta.
Kirje on painettu, kirjoitettu tai kirjoitettu kirjelomakkeeseen, joka sisältää yrityksen tiedot, kuten nimen, osoitteen, logon jne. Koska liikekirjeet toimivat todisteina molemmille osapuolille, joten sen on oltava kohtelias, kohtelias ja kunnioitettava saamaan välitöntä vastausta.
Muistion ja kirjeen keskeiset erot
Alla esitetyt kohdat selittävät muistion ja kirjeen välisen eron:
- Muistio voidaan määritellä lyhyeksi viestiksi, joka on kirjoitettu epävirallisesti tietyn tiedon välittämiseksi organisaation jäsenille. Sitä vastoin kirjeitä voidaan ymmärtää verbaalisen viestinnän välineenä, joka sisältää lyhyen viestin, joka on osoitettu yritykselle ulkopuoliselle osapuolelle.
- Muistio käyttää epävirallista sävyä ja on suoraan pisteeseen. Toisaalta äärimmäisen kirjeet ovat hyvin muodollisia ja sisältävät paljon tietoa.
- Muistion käyttö on organisaation sisällä siinä mielessä, että se vaihdetaan kahden osaston tai yksikön välillä tai lähetetään johtajan ilmoittamaan alaisille. Vastaavasti kirjeen käyttö on luonteeltaan ulkoista, koska se vaihdetaan kahden yritysmajan välillä tai yrityksen ja asiakkaan välillä.
- Kun pituus on pitkä, kirjaimet ovat pidempiä muistioon verrattuna.
- Muistiossa ei vaadita allekirjoitusta, koska sitä käytetään organisaation sisällä. Kirjeen allekirjoittaa kuitenkin se, joka lähettää sen.
- Muistiinpanot on kirjoitettu tiedottamaan tai ohjaamaan tiettyä aihetta käsittelevää osastoa tai työntekijöiden määrää, joten se on yleensä kirjoitettu yhdestä näkökulmasta, kuten joukkoviestintä. Toisin kuin tässä, kirjaimet ovat yksityisiä, koska ne osoittautuvat tietylle puolueelle tai asiakkaalle, joten se on yksi- tai henkilökohtainen viestintä.
- Teknisiä jargoneja käytetään yleisesti muistioissa sekä käyttää henkilökohtaisia nimimerkkejä. Toisin kuin kirjaimet välttävät teknisten jargonien ja termien käyttöä, joita ei ole helppo ymmärtää. Lisäksi kirjeet kirjoitetaan kolmannelle henkilölle.
johtopäätös
Muistio on olennainen työkalu yritysviestinnässä, jota käytetään tietyn tiedon välittämiseen monille samassa organisaatiossa työskenteleville henkilöille. Sillä on suuri rooli päivittäisen liiketoiminnan kirjaamisessa ja sitä voidaan käyttää tulevaa käyttöä varten.
Sitä vastoin kirjaimia pidetään parhaana kirjallisen viestinnän muotona, jota voidaan käyttää tietojen lähettämiseen tai etsimiseen ulkoisesta osapuolesta. Se auttaa saamaan vastaanottajan, tekemään niin kuin kirjoittajan tahto.
